Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Dokumen Jurusan Pada Institusi Pendidikan
| Main Author: | Kurniawati, Inna Zulfa |
|---|---|
| Format: | Thesis NonPeerReviewed Book |
| Bahasa: | eng |
| Terbitan: |
, 2018
|
| Subjects: | |
| Online Access: |
http://repository.ub.ac.id/8962/1/inna.pdf http://repository.ub.ac.id/8962/ |
Daftar Isi:
- Jurusan pada salah satu institusi pendidikan memiliki beberapa unit pendukung kegiatan akademik meliputi dosen, laboratorium dan studio. Banyaknya pendukung kegiatan akademik yang ditangani menyebabkan banyak dokumen yang harus dikelola oleh jurusan. Dokumen yang dikelola oleh jurusan terbagi menjadi dua, yakni dokumen jaminan mutu dan dokumen kinerja dosen. Sistem pengarsipan saat ini dilakukan secara manual dengan menyerahkan hardcopy ke Tim UJM maupun rekording. Hal ini menyebabkan tidak adanya fleksibilitas waktu dan tempat bagi dosen, laboratorium dan studio untuk menyerahkan dokumen, dikarenakan penyerahan dokumen terbatas saat jam kerja dan harus pada satu tempat. Tidak adanya fleksibilitas pada waktu dan tempat dan terbatasnya akses dokumen menyebabkan pengelolaan dokumen menjadi terhambat. Pemanfaatan teknologi dan sistem informasi dapat membantu jurusan dalam melakukan pengelolaan dokumen yang melibatkan banyak data. Oleh karena itu, diperlukan perancangan sistem informasi pengelolaan dokumen yang dapat membantu untuk melakukan pengarsipan dokumen sesuai jenisnya. Pada penelitian ini dilakukan perancangan sistem informasi manajemen pengelolaan dokumen. Tahap awal yang dilakukan adalah inisiasi. Inisiasi perancangan diusulkan oleh Tim UJM dari jurusan. Pada tahap ini dilakukan identifikasi permasalahan dengan menggunakan tools PIECES. Tahap berikutnya adalah analisis sistem. Analisis sistem dilakukan dengan menentukan system requirement checklist, model data, dan model proses dari sistem informasi yang akan dirancang. Model data dibuat dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) untuk mengetahui aliran informasi antar entitas. Tahap system design, terdiri dari desain database, desain user interface, dan desain algoritma. Pada tahap desain database, dibuat Entitiy Relationship Diagram (ERD) untuk mengetahui hubungan antara relasi antara entitas pada database. Hasilnya diimplementasikan pada pembuatan sistem informasi menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi manajemen pengelolaan dokumen jurusan berbasis internet. Sistem informasi ini memiliki lima proses utama yakni pengelolaan dokumen dosen, pengelolaan dokumen unit pendukung kegiatan akademik, pengelolaan master files, sistem pelaporan, dan sistem notifikasi. Sistem informasi yang dirancang melibatkan empat user yakni admin, dosen, tim ujm, dan unit pelaksana kegiatan akademik. Masin-masing user dapat melakukan log in sesuai dengan hak ases yang diberikan. Setelah dilakukan ujicoba, didapatkan hasil jika implementasi yang dilakukan telah memenuhi uji verifikasi, uji validasi, dan testing. Manfaat yang diperoleh dari penggunaan sistem informasi yang dibuat, data akan lebih terstruktur sesuai dengan jenisnya dan waktu proses pengrasipan akan lebih singkat.