PENGELOLAAN PENOMORAN SURAT SP/ASP DAN SURAT NON-SP/ASP SERTA TELUSUR ARSIP AKTIF BERBASIS E-SEKRETARIAT SYSTEM DI BAGIAN SEKRETARIAT PT PETROKIMIA GRESIK
| Main Author: | SOFYAN SHAURY, 041310513044 |
|---|---|
| Format: | Thesis NonPeerReviewed Book |
| Bahasa: | ind |
| Terbitan: |
, 2016
|
| Subjects: | |
| Online Access: |
http://repository.unair.ac.id/55038/1/1.%20ABSTRAK%20FV%20MPK%2011-16%20Sha%20a.pdf http://repository.unair.ac.id/55038/2/2.%20FULLTEXT%20FV%20MPK%2011-16%20Sha%20a.pdf http://repository.unair.ac.id/55038/ http://lib.unair.ac.id |
Daftar Isi:
- Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan oleh penulis, maka dapat disimpulkan bahwa: 1. PT Petrokimia Gresik merupakan pabrik pupuk terlengkap di Indonesia yang memasok 50% kebutuhan pupuk subsidi nasional. Lalu lintas bisnis yang padat tak terlepas dari aktivitas persuratan perusahaan. Kegiatan pengelolaan persuratan dilaksanakan perusahaan secara sentralisasi di bagian Sekretariat PT Petrokimia Gresik. 2. Klasifikasi surat perusahaan berdasarkan kepentingan yaitu surat SP/ASP dan surat non-SP/ASP. Surat SP/ASP berupa surat perjanjian dan addendum perjanjian, sedangkan surat non–SP/ASP berupa surat keluar, nota dinas, surat keterangan, surat kuasa, surat edaran, surat keputusan, surat pengumuman instruksi direksi, dan berita faksimile. 3. Pengelolaan penomoran surat SP/ASP dan surat non-SP/ASP berbasis e-sekretariat system guna mempermudah dalam sistem korespondensi perusahaan dan membantu kegiatan penciptaan surat perusahaan khususnya dalam pemberian nomor surat SP/ASP dan surat non-SP/ASP, pengarsipan secara elektronik, dan telusur arsip aktif. 4. Seluruh departemen di PT Petrokimia Gresik dapat mengakses aplikasi e-sekretariat system menggunakan username dan password yang dimiliki oleh sekretaris departemen. 5. Alur permohonan penomoran surat online perusahaan diatur dalam PR-13- 3101 PT Petrokimia Gresik, dimulai dari sekretaris departemen mengajukan permintaan penomoran surat secara online, selanjutnya bagian Sekretariat melakukan verifikasi nomor surat yang telah diajukan, kemudian atasan sekretaris departemen memberikan legalisasi surat dengan tanda tangan, selanjutnya bagian Sekretariat memberikan legalisasi surat dengan cara menstempel surat pada tanda tangan, dan sekretaris departemen melakukan 2 (dua) kegiatan yaitu melakukan upload surat asli yang telah dilegalisasi pada e-sekretariat system (sebagai backup) dan memberikan surat copy ke bagian Sekretariat. Surat asli dan surat copy akan disimpan sebagai arsip aktif perusahaan. 6. Telusur arsip aktif berbasis e-sekretariat system dilakukan jika departemen lain membutuhkan arsip aktif, alur telusur arsip aktif berbasis e-sekretariat system dimulai dari sekretaris departemen dapat melakukan pencarian di bagian Sekretariat, selanjutnya bagian Sekretariat akan login pada e-sekretariat system, apabila telah masuk halaman awal klik menu search masukan keyword dari sekretaris departemen, jika surat telah ditemukan klik download dan print, surat kemudian dapat diberikan ke sekretaris departemen.