PENGGUNAAN APLIKASI MANAJEMEN SURAT (AMS) SEBAGAI BENTUK OTOMATISASI KANTOR DALAM HAL ADMINISTRASI PADA PT PLN (PERSERO) SEKTOR PEMBANGKITAN DAN PENGENDALIAN PEMBANGKITAN OMBILIN
| Main Author: | Alwya, Ulfha |
|---|---|
| Format: | Thesis NonPeerReviewed Book |
| Bahasa: | ind |
| Terbitan: |
, 2018
|
| Subjects: | |
| Online Access: |
http://scholar.unand.ac.id/36186/1/cover.pdf http://scholar.unand.ac.id/36186/2/BAB%20I.pdf http://scholar.unand.ac.id/36186/3/BAB%20V.pdf http://scholar.unand.ac.id/36186/4/Daftar%20Pustaka.pdf http://scholar.unand.ac.id/36186/5/TUGAS%20AKHIR.pdf http://scholar.unand.ac.id/36186/ |
Daftar Isi:
- Saat ini teknologi sangat berperan dalam membantu kegiatan administrasi perkantoran. Perkembangan teknologi mempengaruhi kegiatan administrasi terutama pada peralatan yang digunakan pegawai dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka, yang awalnya menggunakan sistem manual beralih kepada sistem aplikasi atau komputerisasi. Misalnya dalam hal surat-menyurat ada beberapa tekhnologi yang dapat membantu proses kegiatan tersebut, diantaranya ada di dalam microsoft word fitur yang disebut dengan mail merge. Mail merge berfungsi untuk mempermudah pembuatan surat dalam jumlah banyak. Dimana Mail merge membantu dalam membuat sebuah surat yang isinya sama dan untuk penerima yang berbeda secara efektif dan efisien. Mail merge biasanya digunakan untuk membuat kartu nama, undangan sertifikat, label, amplop dan sebagainya. Selain mail merge kita juga bisa menggunakan fasilitas yang ada secara online dalam bertukar informasi dan berkirim kabar salah satunya dengan menggunakan e-mail. E-mail dapat mengirim informasi secara cepat dan diterima oleh sipenerima dengan cepat pula, e-mail dapat mengirim berbagai macam file, tidak hanya teks yang dapat dikirim melalui email, tetapi juga file-file lainnya seperti lagu, video, file documen, musik, dan lain sebagainya. Penggunaan e-mail dapat mempersingkat waktu pengiriman dan mengurangi penggunaan kertas. ii Mills, Standingford, dan Appleby (1990) menjelaskan bahwa penggunaan teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran juga memberikan beberapa keuntungan, antara lain penghematan tenaga atau sumber daya manusia, waktu, material (paperless), ruangan, perlengkapan kantor, kemudahan pendistribusian informasi, kemudahan komunikasi antar personel di kantor, ketelitian, dan keakuratan. Hal tersebut lebih memudahkan dan mendekatkan pegawai dalam menyelesaikan tugas administrasi secara efektif dan efisien. Disisi lain, penggunaan teknologi informasi menuntut staf yang lebih profesional. Menurut Burton dkk (2000) adapun syarat-syarat untuk menjadi staf yang profesional diantara lain, a) menjadi orang yang efisien-mengorganisasi pekerjaan, mengelola waktu, mengelola sikap yang diinginkan, dan menyusun prioritas pekerjaan yang harus dilakukan, b) memiliki pemahaman yang lebih dalam mengenai layanan berbasis elektronik, seperti mengetahui penggunaan software, dapat menggunakan otomatisasi kantor dengan baik seperti fotokopi, scanner facsimile, c) memahami prosedur persiapan dan proses komunikasi tertulis, membuat surat, memproses surat masuk dan keluar serta menyiapkan laporan, d) mengetahui pentingnya job compaign dan cara mengumumkannya, serta menyadari akan adanya peluang karier dan mobilitas pekerjaan dalam kantor dan sebagainya. Penyiapan staf yang profesional itu sendiri membutuhkan training dan pelatihan diantaranya dalam hal komunikasi lewat sistem elektronik diantaranya email, voice mail, facsimile dan lain-lain. Dan semuanya termasuk kedalam satu ruang lingkup administrasi perkantoran modern.