Penyimpanan dan pemeliharaan dokumen karyawan resign di PT. Mitra Pinasthika Mulia
Daftar Isi:
- Laporan Tugas Akhir ini memaparkan kegiatan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen karyawan resign yang dikelola oleh Departeman Human Resource and General Affairs HRGA di PT Mitra Pinasthika Mulia. Perusahaan ini menetapkan asas penyimpanan sentralisasi untuk seluruh dokumen karyawan. Dokumen karyawan aktif dan karyawan resign disimpan terpusat di Divisi Human Resources Support Services HRSS yang berfungsi sebagai sentral arsip. Pada saat mendapat informasi dari kantor cabang mengenai karyawan yang resign, petugas akan memindahkan dokumen karyawan tersebut dari tempat penyimpanan dokumen karyawan aktif ke tempat penyimpanan dokumen karyawan resign. Petugas menyimpan dokumen karyawan resign dengan cara meletakkan dokumen yang dimaksud ke dalam map ordner sesuai dengan waktu karyawan mengundurkan diri untuk kemudian dimasukkan ke dalam lemari arsip. Pemeliharaan dokumen karyawan resign dilakukan dengan meletakkan map ordner ke dalam lemari arsip terkunci untuk menjamin kerahasiaannya. Agar tidak mudah berjamur atau didatangi serangga, lemari arsip diletakkan dalam ruangan berpendingin ruangan dan diberi kapur barus, serta mendigitalkan dokumen tersebut. Penulis memberikan saran agar kegiatan pemindaian dokumen karyawan resign dilakukan secara berkala agar lemari arsip tidak mudah penuh dan agar aktivitas pemindahan dokumen karyawan resign ke tempat gudang arsip juga dapat dilakukan sesuai batas waktu yang ditetapkan perusahaan.