Manajemen Kearsipan untuk Mewujudkan Tata Kelola AdministrasiPerkantoran yang Efektif dan Efisien
| Main Authors: | Meirinawati, Meirinawati; Universitas Negeri Surabaya, Prabawati, Indah; Universitas Negeri Surabaya |
|---|---|
| Format: | Article info application/pdf eJournal |
| Bahasa: | eng |
| Terbitan: |
Program Stdi Pendidikan Administrasi perkantoran FKIP UNS
, 2015
|
| Online Access: |
http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap/article/view/9894 http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap/article/view/9894/7322 |
Daftar Isi:
- Arsip yang dibuat dan diterima organisasi atau instansi baik pemerintah ataupunswasta perlu dikelola dalam sistem kearsipan dengan memanfaatkan perkembanganilmu pengetahun dan teknologi. Realitas di lapangan , masih banyak ditemuiorganisasi atau instansi yang belum menyadari pentingnya fungsi arsip, sehingga arsipsering kali tidak diperhatikan, tidak diminati, atau dianggap tidak penting untukdipahami dan diterapkan di perusahaan yang pada akhirnya tidak dibuat perencanaandan pengendalian arsip yang baik. Menyadari hal tersebut maka sangat dibutuhkanuntuk menerapkan sistem penyediaan dan penyimpanan informasi yang baik, efektifdan efisiensi melalui manajemen kearsipan yang handal. Sasaran dalam manajemenkearsipan yaitu untuk memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip sertamenyediakan data dan informasi yang mudah dan cepat apabila dibutuhkan. Dataatau informasi yang tersimpan dalam arsip, harus tersedia setiap saat apabiladibutuhkan oleh setiap orang. Selain itu manajemen kearsipan yang efisien dan efektifmempunyai pengaruh yang besar untuk penelusuran dan pencarian data atauinformasi yang baik bagi pimpinan yang dapat dipakai sebagai bahan dalam prosespengambilan kebijakan. Dalam manajemen kearsipan terdapat kegiatan-kegiatanantara lain : penciptaan, penggunaan, penyimpanan aktif, pemindahan menjadipenyimpanan in-aktif, dan pemusnahan atau pemindahan menjadi arsip historis.Sedangkan prosedur pengelolaan arsip terdiri dari beberapa tahap, yaitu prosedurpenyimpanan arsip, prosedur peminjaman/pengambilan arsip, proses penyusutanarsip dan jadwal retensi arsip. Untuk dapat mewujudkan tata kelola administrasiperkantoran yang efektif dan efisien, maka memerlukan usaha 1). Penyempurnaanpenyelenggaraan kearsipan dengan sebaik-baiknya, 2). berusaha untuk melengkapiperalatan dan sarana yang diperlukan dalam kearsipan, 3). mempersiapkan pegawaidalam bidang kearsipan yang mempunyai keahlian dan kemampuan di bidangkearsipan, 4). memberikan kompensasi dan penghargaan kepada petugas kearsipan(arsiparis). Selain itu manajemen kearsipan yang baik, berlandaskan pada sifat-sifat:1). mudah ditangani dan paham untuk diikuti, 2). sistem arsip terjamin kesiapannyasaat arsip diperlukanKata Kunci : Manajemen kearsipan, efektif, efisien