Pengembangan manajemen kearsipan STNK Elektronik pada kantor Samsat Jakarta Selatan = The Development of electronic STNK archiving management of South Jakarta Samsat office
| Main Author: | I Nyoman Yogi Hermawan, author |
|---|---|
| Format: | Masters Bachelors |
| Terbitan: |
, 2013
|
| Subjects: | |
| Online Access: |
http://lib.ui.ac.id/file?file=digital/20350809-T-I Nyoman Yogi Hermawan.pdf |
Daftar Isi:
- <b>ABSTRAK</b><br> Tingginya laju pertumbuhan kendaraan tidak hanya menimbulkan permasalahan di jalan raya seperti kemacetan dan kecelakaan lalu lintas. Permasalahan muncul pula dalam proses Registrasi dan Identifikasi kendaraan terutam berkenaan dengan manajemen kearsipan menyangkut dokumen fisik (kertas). Dengan adanya dokumen yang berbentuk fisik tersebut masih terbuka kemungkinan dokumen yang ada dapat hilang atau tidak ada pada tempatnya yang disebabkan oleh kelalaian maupun kesengajaan. Hilangnya arsip yang disimpan pada Kantor Samsat Jakarta Selatan akan berpengaruh pada pelayanan kepada masyarakat yakni berkurangnya kepercayaan masyarakat terhadap institusi kantor samsat jakarta selatan yang oleh undang-undang diberikan kewenangan untuk melakukan retensi terhadap arsip STNK. Pengembangan manajemen kearsipan elektronik merupakan salah satu upaya organisasi (Kantor Samsat Jakarta Selatan) melalui pendekatan yang sistematik terpadu dan terencana untuk meningkatkan eektivitas organisasi dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dan sebagai wujud dari Good Governance. Manajemen kerarsipan STNK elektronik ini dirancang untuk memecahkan masalah-masalah yang timbul dalam pengelolaan arsip STNK fisik seperti hilangnya arsip, arsip tertukar, arsip berada tidak pada tempatnya serta proses pencarian yang memakan waktu dapat diatasi melalui model pengembangan manajemen kearsipan STNK elektronik. Berdasarkan ketentuan Pasal 68 undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan disebutkan bahwa, “Pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik dan/atau media lain” oleh karena itu Samsat dalam kapasitasnya selaku pencipta arsip jenis dokumen fisik seperti Formulir dan persyaratan pendaftaran kendaraan bermotor, data pengesahan; dan data pendukung untuk kendaraan mutasi, dapat dilakukan penyimpanan secara elektronik dengan terlebih dahulu dilakukan alih media dari media fisik (kertas) menjadi media digital (elektronik). <hr> <b>ABSTRACT</b><br> The high rate of vehicle growth does not only cause problems on the road such as traffic jam and traffic accidents. The problems also show up in the vehicle registration and identification process, especially those pertaining to archiving management associated with physical document (paper). By the presence of such physical form document, there is still a possibility that some existing documents could be lost or being not in place caused by either a negligence or willfulness. The lost of any file kept at the Samsat (one stop service office) of south Jakarta will affect service to the public in term of a reduced public’s trust to South Jakarta Samsat office institution which is by the law assigned with an authority to do the retention on STNKs’ (vehicle register numbers)’ archive. The development of electronic archiving management is one of the organizational (south Jakarta Samsat office) effort through a systematically integrated and planned approach to improve the organization’s effectiveness for bettering its service to the public and as a realization of Good Governance. This electronic STNK archiving management is designed to solve problems that arise in the management of physical STNK archive such as the loss of archive, mixed up archive, archive is being not in place as well as time-consuming searching processes can be solved by the model of electronic STNK archiving management. Pursuant to the provisions in article 68 of Law number 43 of 2009 concerning Archiving it is mentioned that ‘an archive creator and/or an archiving institution may develop archives in various forms and/or conduct media transfer covering electronic media and/or other media’, therefore Samsat in its capacity as the creator of physical document type of archive such as forms and requirements of motor vehicle registration, legalization data; and supporting data for transferred vehicles, may conduct an electronic storage by firstly doing a media transfer from physical media (paper) into digital (electronic) media.