TINJAUAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DENGAN MENGGUNAKAN APLIKASI AMS (APLIKASI MANAJEMEN SURAT) PADA PT PLN (PERSERO) UNIT INDUK PEMBANGUNAN SUMBAGSEL
Daftar Isi:
- Judul laporan akhir ini adalah Tinjauan Surat Masuk dan Surat Keluar Dengan Menggunakan Aplikasi AMS (Aplikasi Manajemen Surat) Pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Sumbagsel. Tujuan dari penulisan laporan akhir ini adalah bagaimana pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang ada pada perusahaan tersebut mulai dari login akun, proses pengelolaan surat, disposisi,serta output yang dikeluarkan yaitu berbentuk surat yang kemudian diarsipkan. Pengarsipan yang dilakukan pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Sumbagsel yaitu dengan menggunakan dua macam cara, yaitu dengan sistem online dan offline/manual. Arsip online yaitu sistem penyimpanan arsip yang disimpan pada aplikasi tersebut yang dapat ditemukan dengan menuliskan keyword pada surat yang akan dicari. Arsip offline/manual yaitu sistem penyimpanan yang disimpan dengan menggunakan media lemari, rak, dan ordner. Penyimpanan sistem offline ini ditentukan dengan cara menggunakan sistem penyimpanan yang telah ditentukan oleh perusahaan tersebut. Untuk surat masuk perusahaan tersebut menggunakan sistem tanggal dan untuk surat keluar perusahaan tersebut menggunakan sistem subjek yang diurutkan berdasarkan urutan tanggal. Tujuan digunakannya kedua sistem tersebut yaitu agar dapat dengan mudah mengetahui dimanakah surat disimpan dan juga dapat digunakan sebagai petunjuk tentang penyimpanan surat pada sistem manual. Dengan adanya aplikasi AMS (Aplikasi Manajemen Surat), pengiriman, penerimaan, maupun penyimpanan surat menjadi lebih mudah sehingga waktu yang digunakan dalam pekerjaan tersebut dapat lebih efektif dan efisien sehingga dapat mengoptimalkan waktu yang ada.