Pengelolaan arsip di Sub Bagian Administrasi dan Umum Kantor Inspektorat Kabupaten Malang / Herwinda Ismawati
| Main Author: | Ismawati, Herwinda |
|---|---|
| Format: | Thesis NonPeerReviewed |
| Terbitan: |
, 2013
|
| Online Access: |
http://repository.um.ac.id/28830/ |
Daftar Isi:
- KataKuncipengelolaanarsipSetiappekerjaandankegiatandiperkantoranmemerlukandatadaninformasi.Datadaninformasitersebutdapatdiperolehmelaluiarsiparsipmerupakanbuktidanrekamandarikegiatanterdepansampaipadakegiatan-kegiatanpengambilankeputusan.Pengelolaanarsipadalahpengaturankegiatanyangharusdilakukanterhadaparsip-arsipyangditerimadimanaarsiptersebutmemilikinilaigunayangberbeda-bedasehinggaadaarsipyangmemilikiwaktupenyimpananyanglamabahkanpermanent.Tetapiadajugaarsipyangharussegeradimusnahkan.Dengandemikianpengelolaanarsipharusdisertaikewenangandantanggungjawabyangjelassertapelaksanaannyaharusdilakukansecaratertibdanteratur.PenelitianyangberjudulPengelolaanArsipdiSubBagianAdministrasidanUmumKantorInspektoratKabupatenMalangTahun2012bertujuanuntukmengetahuipengelolaanarsipyangtelahdilaksanakandanditerapkandiKantorInspektoratKabupatenMalang.Adapunsistemkearsipanyangditelitimeliputi(1)pengelolaansuratmasukdansuratkeluar(2)sistempenyimpananarsip(3)azaspenyimpananarsip(4)prosedurpenyimpananarsip(5)peminjamanarsip(6)prosedurpemeliharaanarsip(7)penyusutandanpemusnahanarsip(8)saranadanprasaranakearsipan(9)prosedurpenemuankembaliarsipserta(10)latarbelakangpegawaikearsipan.PenelitianinidilaksanakandiKantorInspektoratKabupatenMalangyangberalamatdiJl.RayaMondorokoNo.17BSingosariMalangmulaibulanNovembersampaiDesember2011.Jenispenelitianadalahpenelitiandeskriptifyaitudenganmenggambarkanbagaimanapengelolaanarsipyangditerapkan.Teknikpengumpulandatamelaluiwawancaraobservasidokumentasiteskecepatandanpemberiankuisionerkepadaresponden.Teknikanalisisdatayaituteknikdeskriptifkualitatif.Hasilpenelitianmenunjukkan75%respondenmenyatakanbahwapelaksanaansistemkearsipandiKantorInspektoratKabupatenMalangberjalandengansangatbaik(1)JenisarsipyangdisimpandiKantorInspektoratKabupatenMalangterdiridarisuratmasukdansuratkeluar.Sebagianbesarmerupakansuratdinasyangpengelompokannyaberdasarkansubyek/perihalsurat(2)PengelolaansuratmasukdansuratkeluardiKantorInspektoratKabupatenMalangmenerapkansistembukuagenda(3)SistempenyimpananarsipyangditerapkandiKantorInspektoratKabupatenMalangadalahkombinasiantarabeberapasistempenyimpananarsipyaitukombinasiantarasistemnomorsistemwilayahsistemsubyekdansistemtanggal(4)Azaspenyimpananyangditerapkanadalahazaskombinasiyaitugabungandarisentralisasidandesentralisasi(5)Prosedur/langkah-langkahpenyimpananarsipdiKantorInspektoratKabupatenMalangyaitumenerimadanmembacaarsipyangakandisimpankemudianmencatatnyakedalambukuagendasetelahitumenyimpanarsipsesuaiklasifikasi(6)PeralatandanperlengkapankearsipanyangdigunakandiKantorInspektoratKabupatenMalangantaralainmapordnersebanyak30lemariarsipyangterbuatdarikayusebanyak5buahkhususuntukmenyimpanarsipyangmasihaktifkomputersebanyak12unitlaptopsebanyak6unitdanfillingcabinetsebanyak4buah.Semuaperlengkapandanperalatanyangadatelahdigunakansecaramaksimalolehpetugaskearsipanuntukmenyelenggarakankegiatankearsipansebaikmungkin(7)PerawatandanpemeliharaanarsipdiKantorInspektoratKabupatenMalangdilakukandengancarayangterbilangsederhanayaituselalumemperhatikantataletakpenyimpananarsipsertamembersihkannyaapabilabanyakdebuyangmenempelarsip-arsipditatadenganrapisehinggamemudahkanuntukmembersihkannyasertamemberikapurbarusdidalamlemaripenyimpananarsipuntukmenghindarigangguanseranggaatautikus.Sirkulasiudaradancahayadiruangpenyimpananjugadiperhatikanagarruangantidakpengapdanlembab(8)PeminjamanarsipdiKantorInspektoratKabupatenMalangdilakukandenganmenggunakantandabuktipinjaman(9)ProsedurpenemuankembaliarsipdiKantorInspektoratKabupatenMalangadalahsebagaiberikut(a)mengetahuisubyekataujuduldanalamatsuratyangadapadakepalasurat(b)mencarinomoragendasuratdan(c)mencariarsipsuratdidalammapordnersesuaidengansubyeksuratdanalamatsurat.Jangkawaktupenemuankembaliarsippadakriteriasangatcepathaliniditunjukkandaribesarnyaangkaefisiensiwaktupenemuankembaliarsipsebesar525detikuntukmenemukansepuluharsip(10)PenyusutandanpemusnahanarsipdiKantorInspektoratKabupatenMalangtelahdilakukansetiaptahunsecararutindenganmengacukepadaJadwalRetensiArsipyangdikeluarkanolehPemerintahKabupatenMalang.BerdasarkanhasilpenelitianyangtelahdilaksanakandisarankanbagiKantorInspektoratKabupatenMalanguntuk(1)mengelompokkanjenis-jenisarsiplebihdetaildanspesifik(2)lebihmemaksimalkanpenggunaanfasilitasmediaelektroniksepertikomputerdanlaptopuntukmenyimpanfile/arsipkantorkarenalebihhemattenagabiayadantempat.Serta(3)penambahanpetugaskearsipanuntukmeringankanbebantugaskearsipanyangdijalankanselamaini.